Verifactu: fechas clave y cómo preparar tu facturación

La forma de facturar en España está dando un giro definitivo. Primero se dejaron atrás las facturas en papel, después los PDFs enviados por correo electrónico… y ahora llega Verifactu, el sistema que marcará un antes y un después para autónomos y empresas.

En este artículo encontrarás todo lo que necesitas saber: cuándo será obligatorio, quién debe usarlo y qué pasos dar para adaptarte a tiempo.

¿Qué es el sistema Verifactu?

Verifactu es una iniciativa de la Agencia Tributaria diseñada para reforzar la trazabilidad y la transparencia en los procesos de facturación. Su finalidad es garantizar que todas las facturas emitidas por empresas y profesionales sean auténticas, inalterables y verificables en cualquier momento.

El sistema se integra en la operativa contable y fiscal, de manera que cada factura emitida cuenta con un identificador único y con la posibilidad de ser validada por Hacienda en tiempo real. Para utilizarlo, será imprescindible contar con un software homologado que cumpla los estándares técnicos oficiales.

Principales características

Este nuevo modelo de facturación supone una diferencia importante respecto a la factura electrónica tradicional. Entre sus aspectos clave destacan:

• Identificador único en cada factura, lo que asegura que no pueda duplicarse.

• Integridad de la información, evitando modificaciones no autorizadas.

• Conexión directa con la AEAT, permitiendo el envío inmediato de los datos.

• Cumplimiento normativo, con programas adaptados a las especificaciones técnicas fijadas por la Agencia Tributaria.

En definitiva, Verifactu asegura que las facturas sean trazables y verificables, reduciendo al mínimo el riesgo de fraude.

Beneficios de implantar Verifactu

Más allá de la obligación legal, este sistema aporta ventajas significativas para los negocios:

• Reducción del fraude: al dificultar la manipulación de datos y facturas.

• Mayor transparencia: tanto Hacienda como los propios contribuyentes tendrán un control más claro de las operaciones.

• Automatización: al integrarse con software especializado, simplifica la gestión contable.

• Confianza: las empresas que se adapten proyectarán una imagen de cumplimiento y profesionalidad.

Es cierto que la Agencia Tributaria ofrece un software gratuito, pero se trata de una herramienta básica, poco intuitiva y con limitaciones. Para la mayoría de negocios, la mejor opción será elegir un programa profesional adaptado.

Entrada en vigor y plazos

El Real Decreto 254/2025 establece los tiempos de aplicación del reglamento que regula Verifactu. Los fabricantes de software disponen de nueve meses para adaptar sus programas, fijando como fecha límite el 1 de enero de 2026.

En cuanto a los contribuyentes:

• Empresas sujetas al Impuesto de Sociedades → deben cumplir a partir del 1 de enero de 2026.

• Autónomos y pymes → disponen de un plazo extra, hasta el 1 de julio de 2026.

• Excepciones → quienes ya trabajan con el SII y determinados regímenes específicos.

¿Quién debe cumplir con Verifactu?

La obligación recae sobre:

• Empresas y autónomos que emiten facturas en estimación directa o que tributan en el Impuesto de Sociedades.

• Sectores con alto riesgo de fraude, como comercio, hostelería o determinados servicios profesionales.

• Profesionales no acogidos al SII.

Aunque algunos colectivos están exentos (como los que tributan por módulos), se recomienda implantarlo de forma voluntaria, ya que supone un mayor control y orden en la gestión contable.

Cómo prepararse

La clave para cumplir es contar con un software de facturación adaptado. Los pasos principales son:

1. Confirmar si tu programa actual ya está homologado.

2. En caso contrario, elegir una solución que cumpla con la normativa.

3. Formar a tu equipo para que se acostumbre al nuevo flujo de emisión y registro.

El software oficial de la Agencia Tributaria puede servir como solución básica, pero para la mayoría de negocios será más recomendable optar por programas privados que ofrezcan soporte, facilidad de uso y actualizaciones automáticas.

Apoyos y ayudas disponibles

Para facilitar la transición, existen subvenciones tecnológicas y programas de apoyo, como el Kit Digital, vigente hasta mediados de 2026 para ciertos segmentos de empresas. También hay cursos, talleres y webinars diseñados para explicar el uso de Verifactu y resolver dudas prácticas.

Conclusión

El cambio es inevitable: Verifactu se convertirá en la nueva forma de facturar en España. Prepararse con tiempo, elegir el software adecuado y conocer los plazos son pasos fundamentales para evitar sanciones y aprovechar las ventajas de un sistema más seguro y transparente.

En Kompanion te ayudamos a implementar soluciones homologadas, automatizar tu facturación y cumplir con la normativa sin complicaciones.

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