Verifactu: la nueva forma de facturar en España

En los últimos años Hacienda ha impulsado distintas medidas para modernizar la gestión fiscal y reducir el fraude. La más reciente es Verifactu, un sistema de validación de facturas que obligará a autónomos y empresas a adaptar su manera de trabajar.

No hablamos de un simple trámite: si tu negocio no se ajusta a la normativa, las consecuencias pueden ir desde sanciones económicas hasta problemas en inspecciones. En Kompanion queremos explicarte con claridad en qué consiste Verifactu, cómo funciona y qué debes tener en cuenta para integrarlo en tu día a día.

¿Qué es Verifactu?

Verifactu es un mecanismo de la Agencia Tributaria diseñado para que todas las facturas emitidas sean auténticas, completas y verificables. A través de este sistema, cada factura generará un registro digital que permite comprobar su validez en cualquier momento.

El objetivo es doble:

• Aumentar la transparencia en las transacciones comerciales.

• Facilitar la digitalización de la contabilidad de autónomos y empresas.

Para que un software de facturación pueda usarse legalmente, debe integrar este sistema y cumplir con los requisitos fijados por Hacienda.

Requisitos que debe cumplir un software Verifactu

Los programas de facturación que se adapten a esta normativa deberán garantizar:

• Que los registros de facturación sean íntegros e inalterables.

• Que cada factura cree un registro electrónico inmediato y trazable.

• Que exista la posibilidad de enviar la información a la AEAT de forma segura y consecutiva.

• Que las facturas estén encadenadas entre sí, lo que facilita auditorías.

• Que haya un procedimiento de anulación en caso de error.

• Que se integre un hash o huella digital, la firma electrónica y un código QR identificativo.

En resumen, se busca asegurar que ninguna factura pueda modificarse o eliminarse sin dejar rastro.

Lo que cambia para empresas y autónomos

La aplicación de Verifactu introduce varias novedades:

• Registro casi en tiempo real de facturas emitidas y recibidas.

• Mayor control por parte de Hacienda, con menos margen de error o discrepancias.

• Necesidad de revisar procesos internos y contar con un software validado.

• Posibles sanciones si se emiten facturas fuera de los plazos o sin cumplir requisitos.

Aunque puede parecer un esfuerzo extra, también supone beneficios: procesos más ordenados, mayor fiabilidad en la información y una reducción del riesgo en inspecciones.

Plazos de implantación

El calendario fijado por la normativa establece:

• 1 de enero de 2026 → fecha límite para que las sociedades y grandes empresas adapten sus programas.

• 1 de julio de 2026 → los autónomos y pequeñas empresas deberán cumplir a partir de entonces.

• Julio de 2025 → los fabricantes de software ya tienen que haber adaptado sus soluciones.

Esto significa que, aunque todavía queda margen, es recomendable empezar a prepararse cuanto antes.

Diferencias con la factura electrónica

Conviene no confundir ambos conceptos:

• Factura electrónica → es el formato digital de la factura (PDF, XML, etc.).

• Verifactu → es el sistema que controla que esa factura es auténtica, trazable y cumple los requisitos técnicos.

La factura electrónica se centra en el formato; Verifactu, en la fiabilidad del proceso. Son complementarios, no sustitutos.

Identificación de las facturas Verifactu

Las facturas generadas con un programa homologado tendrán señales claras:

• Un código QR que permite al receptor comprobar su autenticidad.

• Una referencia visible que indique que se trata de una factura Verifactu.

• Registro automático en el sistema, listo para su consulta o envío a la AEAT.

De esta forma, cualquier cliente o inspector podrá verificar fácilmente si el documento cumple la normativa.

¿Es obligatorio enviar las facturas a Hacienda?

El sistema prevé dos modalidades:

• Verifactu: cada factura se comunica automáticamente a la AEAT.

• No Verifactu: las facturas quedan registradas en el software, pero no se envían de forma automática (aunque Hacienda puede requerirlas en cualquier momento).

En ambos casos, el software debe estar preparado para enviar la información si se solicita.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si sigo usando un software no adaptado?
Podrías enfrentarte a sanciones de hasta 50.000 € por ejercicio.

¿Podré seguir creando borradores de facturas?
Sí, siempre que se validen antes de enviarse.

¿Y las facturas de gastos y compras?
También deberán registrarse y, en su caso, reportarse a Hacienda.

¿Qué ocurre con las facturas erróneas?
No podrán modificarse. Será necesario emitir una factura rectificativa o un registro de anulación.

¿Qué diferencia hay entre modalidad Verifactu y no Verifactu?
La primera supone envío automático a la AEAT; la segunda, solo almacenamiento interno con obligación de entrega en caso de inspección.

Conclusión

La llegada de Verifactu marca un antes y un después en la facturación en España. Supone más control y más obligaciones, pero también un paso hacia la transparencia y la digitalización total.

En Kompanion te acompañamos en la transición, ayudándote a elegir el software adecuado, configurarlo y adaptar tus procesos sin dolores de cabeza.

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